Методы тайм-менеджмента: матрица Эйзенхауэра

Впервые Матрицу Эйзенхауэра описал Лотар Зайверт в 1984, но популярность метод приобрёл чуть позже — в конце 1980-х.

❗Интересный факт: ходит легенда, что этот метод придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, в честь которого названа матрица.

❓Так что такое Матрица Эйзенхауэра?

Это простая таблица, разделяющая дела по важности и срочности. Она позволяет расставить задачи, помогает планировать рабочее и свободное время. Матрица подходит и для работы, и для личных дел – например, для организации готовки или выгула собаки.

❓Как работает метод?

Внешне всё выглядит просто — достаточно сформировать список задач и ответить на два вопроса о каждой из них.

• Это важно?

Да/Нет

• Это срочно?

Да/Нет

Далее берём лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые выписываем задачи.

✅Ячейка A: важные и срочные дела:

• дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели;

• задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни;

• вопросы здоровья.

✅Квадрант B: важные, но несрочные дела:

• основная деятельность в бизнесе или на работе;

• повседневные дела, которые нельзя не делать.

✅Квадрант C: срочные, но не важные дела:

• отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном и снижают эффективность. Эта ячейка самая коварная — есть риск спутать дела из этого сектора с делами ячейки А и получить хаос в приоритетах. К таким задачам можно отнести, например, помощь коллеге в работе: это важно, но приоритет — сделать собственные рабочие задачи вовремя.

✅Квадрант D: несрочные и неважные дела:

• не несущие никакой пользы;

• наши любимые.

Главный вопрос сегодняшнего поста- как использовать Матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте?

❗Важно! Для начала важно научиться правильно распределять задачи внутри квадрантов

Есть несколько способов использовать матрицу в тайм-менеджменте.

• Идти от запланированного. В идеале мы сначала решаем задачи из квадрата B, в оставшееся время делаем задачи из квадрата A. После у нас остаётся время на задачи из ячейки С, а напоследок — заслуженный отдых и приятные задачи из квадрата D.

• Последовательный план. Более жизненный сценарий: сначала выполняем срочные задачи из квадрата A — если их нужно сделать прямо сейчас. После решаем повседневные задачи из квадрата B, ну а напоследок — дела из ячеек С и D.

• Экстренная ситуация. Если на первый план выходят сроки, сначала делаем задачи из квадрата A, после C, а затем B и D. В этой стратегии приоритет — срочность, а следующий за ним — важность.

❗Важно!! Если задачи пересекаются по дедлайнам, их можно делить внутри ячеек. Например, на A1, A2, C1 и C2. Можно менять статус задач и переносить их из одной ячейки в другую. Например, если текущая задача не была выполнена вовремя, её можно перенести в квадрат A. Также стоит уделять внимание отдыху — если вы выгорели и чувствуете, что работать больше не в состоянии, «отдых на 3 дня» стоит переместить из ячейки D в ячейку A.

❓Где собрать Матрицу Эйзенхауэра?

1) В блокноте или тетради. Это самый малозатратный способ.

2) В офисном редакторе.

В виде таблицы в формате XLS. Вот матрица, оформленная в сервисе «P7-Офис»

Если вы работаете в команде, для постановки задач можно использовать специальные сервисы. Строить матрицу в них не очень удобно, зато можно присваивать задачам статусы и отслеживать ход их выполнения.

• Trello. Популярный сервис с виртуальной доской в основе

• Cerebro. Сервис создан для компаний, которые часто взаимодействуют с визуальными материалами: дизайн-студий, архитектурных бюро, создателей графики и анимации. В Cerebro есть интеграции с графическими и видеоредакторами. Комментарии к задачам можно оставлять не только текстом, но и, например, видео или голосом. Сервис бесплатен, если в команде до пяти пользователей.

• Yandex Tracker. Сервис также работает в формате досок. В Yandex Tracker продуманная система аналитики. В разделе «Статистика» можно найти сводную информацию по задачам из каждой очереди.

• YouGile. У каждого пользователя есть личная доска для отслеживания задач, с которыми он связан. В сервисе есть внутренний поиск, он позволяет находить задачи по названию и описанию, а также групповые и личные чаты.

Автор: Елизавета Колчина