Письменный этикет: что, как и когда не надо писать в деловой переписке
14 июня 2023
❗Деловая переписка – один из основных способов рабочей коммуникации, поэтому навык грамотного письменного общения всегда ценится как работодателем, так и партнёрами, коллегами, подчинёнными. Правила письменного этикета не так сложны, как многие думают. В этой статье мы приведём основные из них.
✅ 1. Если вы отправляете деловое письмо по электронной почте, не озаглавливайте его невнятной темой. Тема письма должна помогать адресату работать с почтой, а не сбивать с толку. Обязательно укажите в теме важную дату или время, если в самом письме вы говорите об этом.
✅ 2. Не используйте фамильярные или вычурные приветствия. Забудьте эти варианты приветствий: «доброго времени суток», «привет, Ирина», «добрый день, многоуважаемая и достопочтенная Ирина Владимировна Иванова» - они либо неграмотны, либо фамильярны, либо витиеваты. Используйте стандартные и лаконичные «добрый день, Мария Сергеевна», «уважаемая Мария Сергеевна».
✅ 3. Не пишите длинные тексты в попытке восхитить адресата. Краткость – сестра таланта. Чем лаконичнее будет ваше письмо, тем выше шанс, что оно будет прочитано и понятно в полном объёме.
✅ 4. Не используйте сленговые сокращения и канцеляриты. В рабочей переписке стоит избегать сокращений «пжлст», «спасиб», это неуважение к адресату. Кроме того, старайтесь не употреблять канцеляриты (не путайте с канцеляризмами), зачастую они перегружают текст и трудны для понимания. Мы советуем использовать активный залог и дробить длинные предложения на более мелкие и простые.
✅ 5. Не забывайте про подпись. Обязательно включите в неё своё имя, должность, номер телефона и адрес электронной почты, так адресату будет проще с вами связаться в дальнейшем. Не перегружайте подпись: не стоит оставлять ссылки на свои социальные сети, сайты, несколько почтовых адресов и т.п.
Соблюдение этих ключевых правил обязательно облегчит ведение деловой переписки и вам, и вашим адресатам. Успехов!
Автор: Даша Садикова
